Sobald Sie die endgültige Vorgangsnummer vom BAFA erhalten haben, können Sie diesen ELANK2- Vorgang weiter bearbeiten – z. B., um ein Dokument nachzureichen. Alternativ können Sie auch abwarten, welche Informationen der Bearbeiter vom BAFA noch von Ihnen benötigt.
Die gesamte Kommunikation mit dem BAFA zu einem ELANK2-Vorgang läuft über Nachrichten, die entweder das BAFA Ihnen schickt oder die Sie an das BAFA schicken. Dabei können Sie sich eine Nachricht jeweils vorstellen wie eine E-Mail, die einen oder mehrere Anhänge bzw. Dokumente in den Formaten TXT, PDF oder TIF enthält. Textliche Nachrichten können Sie in das Feld Nachricht schreiben.
Je nachdem, ob Sie eine neue Nachricht vom BAFA erhalten haben oder eine neue Nachricht ans BAFA senden möchten, lesen Sie nun im entsprechenden Abschnitt weiter.
Gehen Sie folgendermaßen vor, um eine Nachricht vom BAFA zu bearbeiten:
- Filtern Sie in der Übersicht ELANK2-Vorgänge nach dem Status Antragsteller am Zug: Dazu lassen Sie in den Filterfeldern die Option Antragsteller am Zug aktiviert und deaktivieren die Option BAFA am Zug.
- Der Bearbeitungs-Status des ELANK2-Vorgangs hat auf Antragsteller am Zug gewechselt.
- Sie haben eine E-Mail erhalten. Das tritt nur ein, wenn Sie in den Grunddaten des ELANK2-Vorgangs Ihre E-Mail-Adresse hinterlegt haben.
- Öffnen Sie den betreffenden ELANK2-Vorgang.
- In der Feldgruppe Nachrichtenaustausch mit dem BAFA finden Sie Details zu der neuen Nachricht.
- Wenn gleichzeitig ein Wechsel des BAFA-Status stattgefunden hat und ein Dokument übermittelt wurde, werden dort zwei getrennte Nachrichten dargestellt.
- An dem Pfeilsymbol in der Spalte Art erkennen Sie, ob die Nachricht bei Ihnen ein- oder ausgegangen ist: Ausgegangene Nachricht von Ihnen zum BAFA: , eingegangene Nachricht vom BAFA zu Ihnen: .
- Bedeutung eines Status klären: Wenn Sie nicht wissen, was ein bestimmter BAFA-Status bedeutet, fragen Sie beim BAFA nach.
- Übermitteltes Dokument öffnen: Wenn Sie mit der Nachricht Dokumente vom BAFA empfangen haben, markieren Sie diese Nachricht und wählen Sie die Schaltfläche Dokument anzeigen.
- Fragen zu Dokumenten klären: Klären Sie Fragen zu den Inhalten der Dokumente direkt mit dem BAFA.
- Überprüfen Sie den Bearbeitungs-Status und passen Sie ihn bei Bedarf manuell an.
- Schließen Sie den ELANK2-Vorgang mit Speichern & schließen.
Gehen Sie folgendermaßen vor, um eine Nachricht oder ein Dokument ans BAFA zu senden:
- Sie sind als Administrator angemeldet (Rolle I_ADMIN) oder besitzen die Rolle LM-Stammdatenpflege.
Die Rolle I_ADMIN können Sie nur bei einer Installation on-premise besitzen. - Öffnen Sie den gewünschten ELANK2-Vorgang.
- Wählen Sie in der Feldgruppe Nachrichtenaustausch mit dem BAFA die Schaltfläche Neu.
- Es öffnet sich eine neue Nachricht an das BAFA.
- Formlose Mitteilung verfassen: Verwenden Sie die Feldgruppe Nachricht und erfassen Sie dort Titel, Dokumentart und Text der Nachricht.
- Anlagen übermitteln: In der Mappe Anlagen erfassen Sie in Feldgruppe Anlagen über die Schaltfläche Neu eine oder mehrere Anlagen.
- Geben Sie zu jeder Anlage zunächst den Namen ein und wählen Sie eine Dokumentart aus.
- Anschließend wählen Sie die Schaltfläche Datei hochladen.
- Es öffnet sich das Fenster Datei einlesen.
- Wählen Sie dort mit Hilfe der Schaltfläche Durchsuchen... die hochzuladende Datei aus.
- Wählen Sie die Schaltfläche Datei einlesen, um die Anlage hochzuladen.
- Schließen Sie die Anlage über die Schaltfläche OK.
- Schließen Sie auch die Nachricht über die Schaltfläche OK.
- Mit Hilfe des Assistenten versenden Sie die Nachricht mit Anlagen an das Portal ELANK2 des BAFA.
- Ändern Sie den Bearbeitungs-Status auf BAFA am Zug.
- Schließen Sie den ELANK2-Vorgang über Speichern & schließen.
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