Interview: Exportkontrolle bei der Firma Faulhaber mit Plug-ins für SAP®

Vom Papier zur digitalen Automatisierung: Die global aufgestellte Dr. Fritz Faulhaber GmbH & Co. KG vollzog bereits 2018 die Umstellung der Exportkontrolle und Sanktionslistenprüfung auf Plug-ins für SAP. Wie der Wechsel vonstattenging, welche Herausforderungen anfielen und welche Erkenntnisse im Projekt gezogen wurden, schildert Monika Elsässer, Exportkontroll-Expertin bei Faulhaber.

Als die global tätige Dr. Fritz Faulhaber GmbH & Co. KG die Exportkontrolle an gesetzliche Vorgaben anpasst, hat das Folgen für den internen Ablauf. Die Anzahl der genehmigungspflichtigen Exporte steigt drastisch und die Organisation auf Papier stößt an ihre Grenzen. Eine neue Lösung muss her: Die Exportkontrolle soll digitalisiert und automatisiert werden. 

AEB: Guten Tag Frau Elsässer. Was wollten Sie mit der Umstellung auf Plug-ins für die Exportkontrolle erreichen? 

Elsässer: Gewünscht war die Automatisierung der Sanktionslistenprüfung, da die Abstände der Listenprüfung bei Auftragseingang nicht mehr praktikabel waren und zu lange dauerten. Außerdem sollte eine Automatisierung der Exportkontrollprüfung auf Material- und Empfängerebene erfolgen. Die damalige papiergestützte Lösung war zu lückenanfällig. 

„Die größte Herausforderung war es, sämtliche Berührungspunkte der Exportkontrolle mit internen Prozessen zu identifizieren.“ - Monika Elsässer 

AEB: Wie verlief die Umstellung? Waren Sie mit Herausforderungen konfrontiert? 

Elsässer: Die Umstellung verlief insofern gut, dass der manuelle Papieraufwand durch die Automatisierung ersatzlos gestrichen wurde und die Kolleg:innen im Vertrieb der Veränderung aufgeschlossen gegenüberstanden. Die größte Herausforderung war es, im Projekt sämtliche Berührungspunkte mit unseren Prozessen zu erkennen und die Software darauf einzustellen. Denn einerseits sollte die Exportkontrolle natürlich gründlich erfolgen, andererseits sollten die Prozesse aber nicht unnötig ausgebremst werden. 

AEB: Die Digitalisierung Ihrer Exportkontrolle haben Sie bereits 2018 vorgenommen. Welches Fazit ziehen Sie heute? 

Elsässer: Ein Vorteil der Digitalisierung ist ganz klar die automatische Prüfung der Belege, da täglich Sanktionslisteneinträge hinzukommen können und wir in der Lage sind, kurzfristig auf politische Situationen zu reagieren.  

Ganz ohne manuellen Aufwand funktioniert es aber trotzdem nicht: Es ist wichtig, die bestehenden Prozesse regelmäßig auf den Prüfstand zu stellen und mögliche Optimierungspotenziale zu erfassen. Änderungen von internen Abläufen sollten ebenfalls in der Software abgestimmt werden, um die reibungslosen Prozesse aufrecht zu erhalten.  

„Es hat sich gelohnt, im Vorfeld alle Abläufe zu analysieren und die Software individuell darauf abzustimmen.“ - Monika Elsässer 

AEB: Haben Sie zum Abschluss Tipps parat, die bei der Umstellung helfen? 

Elsässer: Man sollte für ausreichend IT-Ressourcen sorgen, wenn das Projekt umgesetzt werden soll. Besonders wichtig ist aber eine ordentlich geführte Stammdatenpflege. Denn die Software kann nur sauber arbeiten, wenn die nötigen Daten vorliegen. Für uns hat es sich außerdem gelohnt, sämtliche Abläufe im Vorfeld zu analysieren. So haben wir genau gesehen, wie wir unsere Prozesse optimal in die Software übertragen können.  

Dabei haben wir uns Fragen gestellt wie: „Welche Transaktionen werden geprüft?“, „Welche Belegtypen und Positionstypen liegen vor?“, „Besitzen die Verantwortlichen entsprechende Berechtigungen für einen reibungslosen Ablauf?“, usw.  

Ich empfehle, sich im Vorfeld ausreichend Zeit für diese Detailfragen zu nehmen. 

AEB: Danke für das Gespräch.  

Weitere Informationen zur digitalen und automatisierten Exportkontrolle erhalten Sie auf der AEB Website: Exportkontrolle in SAP® per AEB Plug-in.