Papierlose Nachweise für Präferenzen? Wann Originale notwendig sind

Die Idee der digitalen Archivierung gibt es schon lange, kann aber (kostspielig) in die Irre führen. Dazu gibt es ein Gerichtsurteil des Finanzgerichts Hamburg: Es reicht nicht aus, förmliche Präferenznachweise digital vorzulegen. Diese müssen in der Regel als Kopie, im Zweifel aber im Original vorgelegt werden. 

Im vorliegenden Fall (FG Hamburg 4 K 60/21, 04.09.2023) hatte der Präferenznachweis zum Zeitpunkt des Imports im Original vorgelegen, war aber nach der Digitalisierung vernichtet worden. Dadurch konnte während einer Prüfung keine Präferenz mehr geltend gemacht werden. Die Richter sahen im Sachverhalt auch keine Möglichkeit, die begrenzten Ausnahmen geltend machen zu können. Geregelt ist die Aufbewahrung in § 147 Abs. 2 AO. 

Für förmliche Nachweise gilt der allgemeine Grundsatz der Aufbewahrung im Original auch für die Form. Stellt der Lieferant also auf Papier aus, muss dieses Papier aufbewahrt werden, stellt der Lieferant digital aus, muss auch digital aufbewahrt werden – ein Ausdruck auf Papier reicht in diesem Fall nicht aus. Auch für Papierausdrucke, die mit einem Zollstempel versehen werden (z. B. Rechnungen mit angeheftetem Nachweis), reicht eine digitale Aufbewahrung nicht aus.  

Für Präferenznachweise betrifft die Aufbewahrung in Papierform unter anderem die EUR.1, EUR-MED und A.T.R., nicht-förmlich sind z. B. die Erklärung zum Ursprung oder die Ursprungserklärung auf der Rechnung (UE, UE EURO-MED). Die Aufbewahrungsfrist beträgt 10 Jahre ab dem Ende des laufenden Kalenderjahrs. 

Genaue Auskunft erteilt die IHK Stuttgart in ihrem Artikel Aufbewahrungsvorschriften für Zolldokumente.