Mitarbeiterentsendung Europa, China, Südkorea

Wer Mitarbeiter vorübergehend ins Ausland schickt, weiß um die umfangreichen Vorbereitungen. Meldepflichten, Sozialversicherungsregeln, steuerliche Besonderheiten und Einreiseformalitäten wollen rechtzeitig beachtet werden. Versäumnisse können zu Bußgeldern oder gar einem Einreiseverbot führen. Tipps zur Orientierung und digitalen Abwicklung bei Dienstreisen innerhalb Europas sowie nach China und Südkorea.   

Europa: Hilfe im Außenwirtschaftsportal NRW   

Der Dienstleistungskompass des Außenwirtschaftsportals NRW gibt schnelle Orientierung. Das gemeinsame Angebot der Industrie- und Handelskammern aus Nordrhein-Westfalen bündelt länderspezifische Informationen zu Anforderungen rund um grenzüberschreitende Dienstleistungen und Mitarbeiterentsendung – von der A1-Bescheinigung über steuerliche Pflichten bis hin zur korrekten Rechnungsstellung. Auch branchenspezifische Vorschriften z. B. für das Baugewerbe werden berücksichtigt. Die Länderinformationen wurden in Zusammenarbeit mit den Auslandshandelskammern erstellt und werden regelmäßig aktualisiert. 

Die länderspezifischen Informationen können Sie als Checkliste herunterladen. Das PDF enthält dann notwendige Links, z.B. zum SV-Meldeportal für das A1-Formular. Ist Ihr gesuchtes Zielland noch nicht abgedeckt, finden Sie über das Portal den direkten Draht zur zuständigen IHK. 

Im EU-Arbeitsprogramm für 2026 ist die Entwicklung eines e-Portals vorgesehen, damit die Entsendung von Mitarbeitenden innerhalb Europas zukünftig digitaler und effizienter abgewickelt werden kann. 

China: Digitale Ankunftskarte  

Für Reisen nach China steht über die National Immigration Administration Government Service Platform die digitale Ankunftskarte zur Verfügung. Hier können Sie Ihre Einreiseinformationen im Voraus ausfüllen, um die Einreise zu beschleunigen. Das Portal kann für Reisen mit und ohne Visum verwendet werden. Es ist auch weiterhin möglich, vor Ort den entsprechenden QR-Code zu scannen oder ein Papierformular auszufüllen.  
Seit November 2025 gilt für China zudem für deutsche Staatsangehörige bei Reisen bis zu 30 Tagen eine Ausnahme von der Visumpflicht. Die IHK Frankfurt am Main weist jedoch auf die Einreisebestimmungen Greater China hin.  Abhängig vom Zweck Ihrer Reise benötigen Sie trotzdem ein Visum. Dies gilt z.B. bei Reisen zu journalistischen Zwecken oder wenn Sie zur Teilnahme an einem Sprachkurs einreisen – hier gilt es, genau zu prüfen. 

Südkorea: K-ETA 

Generell ist für die Einreise nach Südkorea die Korea Electronic Travel Authorization (K-ETA) erforderlich. Diese beantragen Sie online vor Ihrer Reise. Die Bearbeitungszeit wird mit bis zu drei Tagen angegeben, mit einer Gültigkeit von 72 Stunden für die Einreise. Sie benötigen kein Visum.  
Unter anderem für deutsche Staatsangehörige gilt derzeit eine Ausnahmeregelung, bis Ende 2026 ist kein K-ETA notwendig. Der koreanische Immigration Service empfiehlt aber trotzdem die Nutzung, da andernfalls eine e-arrival card benötigt wird. Diese muss innerhalb von drei Tagen vor der Einreise elektronisch beantragt werden. Es gibt keinen papierhaften Prozess mehr. Ausnahmen gelten z. B. für Besitzer dauerhafter Aufenthaltstitel.