Um Genehmigungen zu nutzen oder von ihnen abzuschreiben, legen Sie so genannte Freigaben an. Die Freigaben helfen Ihnen, einen Überblick darüber zu behalten, für welche Vorgänge Sie die Genehmigung eingesetzt haben und, sofern relevant, welche Mengen oder Beträge Sie bereits von der Genehmigung abgeschrieben haben.
Wenn Sie auch Export Controls einsetzen, schlägt Ihnen die Anwendung bei der Exportkontrollprüfung möglicherweise anwendbare Genehmigungen vor. Ihre Aufgabe ist es dann, diese Genehmigungen auf ihre Anwendbarkeit zu überprüfen.
Wenn Sie ein Vorsystem angeschlossen haben wie z. B. SAP mit den Plug-ins Export Controls und License Management, dann geben Sie mit der Freigabe die Positionen eines gesperrten Belegs wieder frei.
Um eine Genehmigung zu nutzen und falls nötig von ihr abzuschreiben, geben Sie beim Erfassen einer Freigabe die Genehmigung sowie Details zu dem Ausfuhr- oder Verbringungsvorgang an. Dabei unterstützt Sie ein Assistent, der Sie auf fehlende oder inkonsistente Angaben hinweist. So prüft License Management z. B., ob die Genehmigungsposition für den Vorgang über eine ausreichende Menge und/oder einen ausreichenden Wert verfügt, um eine Übernutzung der Genehmigung zu vermeiden.
Mit dem Anlegen einer Freigabe wird eine Nutzungsreservierung vorgenommen. Ist ein Vorgang abgeschlossen, z. B. beim Grenzübertritt eines Exportvorgangs, ändern Sie den Status der Freigabe von Reserviert in Finalisiert.
Das Anlegen, Ändern oder Löschen von Freigaben wird protokolliert.
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