Firmen pflegen

In den Stammdaten Firmen können Sie alle Firmen pflegen, die in Ihren Vorgängen in den verschiedenen Rollen agieren, z. B. als Anmelder, Ausführer bzw. Vertretener, Subunternehmer, Vertreter oder Empfänger.

Sie können auch Firmen-Stammdaten per CSV-Datei aus einem Vorsystem importieren und sich damit Tippaufwand und mögliche Fehler ersparen. Neue Datensätze werden dabei nur angelegt, wenn diese Daten nicht bereits existieren. Sinnvoll ist das vor allem, wenn Sie einen Mandanten neu einrichten.

Wenn Sie zurzeit keine Geschäftsbeziehung zu einer Firma unterhalten, können Sie diese auch auf "Inaktiv" setzen. Eine inaktive Firma wird im Fenstertitel kenntlich gemacht, in Auswahllisten für Bewegungsdaten nicht angeboten und standardmäßig auch nicht in der Übersicht Firmen angezeigt.

Gehen Sie folgendermaßen vor, um eine neue Firma anzulegen:

1. Wählen Sie in der Zentrale den Eintrag Stammdaten − Firmen und klicken Sie auf die Schaltfläche Neu.
2. Erfassen Sie in den einzelnen Mappen der Firma alle Daten, die Sie für Ihre Vorgänge benötigen.
3. Mappe "Mitarbeiter": Erfassen Sie hier die Mitarbeiter der Firma, die Sie in Ihren Vorgängen benötigen.
   • Mitarbeiter, die Sie hier erfassen, erscheinen auch in den Stammdaten Personen.
   • Falls Sie den Formulardruck lizenziert haben, pflegen Sie in der Mappe Mitarbeiter bei Personen, die Dokumente erstellen dürfen, auch das Feld Zeichnungsberecht. (Zeichnungsberechtigt).
4. Mappe "Firmenrollen": Erfassen Sie zu den Firmen, die Sie in Ihren Vorgängen benötigen, die Rollen, in denen diese Firmen Ihnen gegenüber agieren.
   • In den Vorgängen werden Ihnen in den jeweiligen Auswahlfeldern immer nur Firmen zur Auswahl angeboten, bei denen die entsprechende Rolle hinterlegt ist.
5. Schließen Sie die Firma über die Schaltfläche Speichern & schließen.

Gehen Sie folgendermaßen vor, um Firmen aus einer CSV-Datei zu importieren:

1. Wählen Sie Stammdaten − Firmen und klicken Sie auf die Schaltfläche Importieren.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Hilfe, um Details zur erwarteten Reihenfolge der Daten zu erhalten.
3. Klicken Sie auf Datei hochladen und wählen Sie die CSV-Datei aus.
   • Die Datei wird hochgeladen.
4. Nehmen Sie die gewünschten Einstellungen vor.
5. Klicken Sie auf Importieren.

Gehen Sie folgendermaßen vor, um eine Firma auf "Inaktiv" zu setzen:

1. Wählen Sie in der Zentrale den Eintrag Stammdaten − Firmen und öffnen Sie die gewünschte Firma.
2. In der Mappe Firma, Feldgruppe Details, aktivieren Sie die Option Inaktiv.
3. Schließen Sie die Firma über die Schaltfläche Speichern & schließen.

• Um auf "Inaktiv" gesetzte Firmen dennoch in der Übersicht Firmen anzuzeigen, fügen Sie den Filterchip Inaktiv: Nur aktive hinzu und aktivieren Sie eine der Optionen <alle> oder Nur inaktive.

• Analog zu Firmen können Sie in der Mappe Mitarbeiter auch einzelne Mitarbeiter öffnen und auf "Inaktiv" setzen.
  Sie werden in der Mappe Mitarbeiter, Spalte Inaktiv entsprechend gekennzeichnet.