Umsatzsteuernachweisverwaltung: Gelangensbestätigung mit Carrier Connect von AEB

Mit Carrier Connect steht eine automatisierte Lösung zur Erzeugung und Archivierung von Gelangensbestätigungen zur Verfügung, die auf der rechtlichen Grundlage des § 17b (3) c der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) basiert.

Die Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung §17b (3) c

Der originale Wortlaut des § 17b (3) c UstDV lautet: „In folgenden Fällen kann der Unternehmer den Nachweis auch durch folgende andere Belege als die in Absatz 2 Nummer 2 genannte Gelangensbestätigung führen … durch eine schriftliche oder elektronische Auftragserteilung und ein von dem mit der Beförderung Beauftragten erstelltes Protokoll, das den Transport lückenlos bis zur Ablieferung beim Empfänger nachweist.“

Dieser Paragraf § 17b (3) c UstDV beschreibt eine alternative Möglichkeit zum Nachweis über eine innergemeinschaftliche Lieferung. Anstelle der klassischen Gelangensbestätigung gemäß Absatz 2 Nummer 2 kann der Unternehmer auch eine Kombination aus einer schriftlichen oder elektronischen Auftragserteilung (EDI, Frachtbrief, etc.) und einem lückenlosen Transportprotokoll des mit der Beförderung beauftragten Transportdienstleisters als Nachweis führen. Dies erlaubt eine flexiblere Nachweisführung – insbesondere, wenn das Protokoll durch den Transportdienstleister lückenlos erstellt und dokumentiert wird.

So erfüllt Carrier Connect die gesetzlichen Anforderungen

Um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen, führt Carrier Connect folgende Schritte durch:

1. Elektronische Auftragserteilung
   Die elektronische Auftragserteilung erfolgt in Carrier Connect mittels EDI-Nachricht oder API bei ausgewählten Transportdienstleistern. Dieser Prozess stellt sicher, dass alle relevanten Versandinformationen digital übermittelt werden.
2. Archivierung der EDI-Nachricht und relevanten Versandauftragsdaten
   Die EDI-Nachricht sowie alle relevanten Versandauftragsdaten und Dokumente werden in der AEB Cloud archiviert. Dies gewährleistet, dass sämtliche übermittelten Informationen zur späteren Überprüfung und Nachvollziehbarkeit gespeichert sind.
3. Abruf und Archivierung der Tracking-Daten
   Parallel zur Auftragserteilung werden die Tracking-Daten des Transportdienstleisters via EDI-Nachricht oder API automatisch von Carrier Connect abgerufen. Die Original-Nachrichten werden dabei unverändert archiviert, um die Integrität der Daten sicherzustellen.
4. Auslesen und Interpretation der Tracking-Daten
   Die abgerufenen Tracking-Daten werden ausgelesen und interpretiert. Carrier Connect führt ein einheitliches Mapping aller Transportdienstleister-Tracking-Daten durch, um eine konsistente und leicht verständliche Darstellung der Lieferinformationen zu ermöglichen.
5. Erstellung eines PDF-Dokuments bei Abschluss der Lieferung
   Mit Eingang der Zustell- bzw. Abliefermeldung durch den Transportdienstleister (IOD – Information of Delivery) wird das Tracking als abgeschlossen betrachtet. Carrier Connect erzeugt daraufhin ein PDF-Dokument, das eine Zusammenfassung des vollständigen Tracking-Protokolls enthält. Dieses Dokument dient ausschließlich der besseren Lesbarkeit, beispielsweise im Fall einer Prüfung durch das Finanzamt oder einen Wirtschaftsprüfer.
6. Nachvollziehbarkeit und Transparenz durch gespeicherte Metadaten
   Über die gespeicherten Metadaten und die archivierten Original-Nachrichten ist die Herkunft der Daten jederzeit nachprüfbar und nachvollziehbar. Diese bieten eine hohe Sicherheit und Transparenz, insbesondere bei steuerlichen Prüfungen.
7. Revisionssichere Archivierung der Daten
   Alle Daten, die im Zusammenhang mit der Gelangensbestätigung stehen, werden bei AEB in der gesetzlich vorgeschriebenen Frist von 10 Jahren plus laufendes Jahr revisionssicher archiviert. Diese Daten stehen dem Kunden über das AEB Cloud-Archiv jederzeit zur Verfügung und können bei Bedarf eingesehen oder für Prüfungszwecke exportiert werden.

• Wichtiger Hinweis: Beachten Sie, dass AEB keine Steuerberatung ist und dieser Artikel keine steuerliche Beratung darstellt. Es wird dringend empfohlen, vor der Nutzung von Carrier Connect und der Erstellung von Gelangensbestätigungen Rücksprache mit Ihrem zuständigen Finanzamt oder Steuerberater zu halten, um sicherzustellen, dass alle rechtlichen Anforderungen und spezifischen Umstände Ihres Unternehmens berücksichtigt werden.

Die Anwendung "Gelangensbestätigungs-Versandaufträge"

In Carrier Connect steht Ihnen in der Zentrale unter Gelangensbestätigung ein Monitor zur Verfügung, der alle gelangensbestätigungsrelevanten Versandaufträge anzeigt. In diesem Monitor können Sie den aktuellen Status der Gelangensbestätigung sowie den Benutzer einsehen, der die Bestätigung gemeldet hat.

Falls die Bestätigung durch Trackingprotokolle der Transportdienstleister erfolgt, wird dies entsprechend angezeigt.

Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, das Gelangen manuell zu bestätigen und ein entsprechendes Dokument hochzuladen, das abschließend von Carrier Connect archiviert wird.

Monitor Gelangensbestätigungs-Versandaufträge

Aufruf archivierter Gelangensbestätigungen

Um im Rahmen einer Buchprüfung die archivierten Nachweise einzusehen, suchen Sie im Gelangensbestätigungs-Monitor mit einer Referenznummer nach dem entsprechenden Versandauftrag.

Markieren Sie den Auftrag und wählen Sie im Menü Archiv den Eintrag Archiv durchsuchen nach Element. Alternativ können Sie das AEB Cloud-Archiv direkt öffnen und dort mit einer Referenznummer nach dem gewünschten Vorgang suchen.

Im AEB Cloud-Archiv finden Sie drei archivierte Objekte: Versandauftrag (CES), Versandauftrag und Abholung.

1. Versandauftrag (CES)

Unter diesem Archiv-Objekt befinden sich alle Tracking-Protokolle aus der Komponente Carrier Event Service sowie die unveränderten technischen Originalnachrichten der Transportdienstleister (EDIFACT, XML, CSV etc.).

Die aus den Nachrichten extrahierten Events, einschließlich ihrer Attribute (wie Eventkürzel, Eventdatum), werden in tabellarischer Form dargestellt (Abbildung: Detailansicht Trackingprotokolle). Zusätzlich können die Originalnachrichten eingesehen werden (Abbildung: Originalnachricht des Transportdienstleister (hier: UPS QuantumView XML)).

Zur besseren Nachvollziehbarkeit und Übersicht wird mit Abschluss der Gelangensbestätigung ein PDF-Dokument mit dem vollständigen Tracking-Protokoll erzeugt. Dieses enthält alle relevanten Informationen zum Tracking-Verlauf (Abbildungen: PDF-Dokument "Tracking Overview" und Dokument "Tracking Overview" (Ergebnis-Trackingprotokoll)).

Detailansicht Trackingprotokolle

2. Versandauftrag

Unter diesem Archiv-Objekt befinden sich die relevanten Versandauftragsdaten aus Carrier Connect.

Versandauftragsdaten Carrier Connect

3. Abholung

Unter diesem Archiv-Objekt befinden sich Daten und Dokumente aus dem Abholungs-Objekt in Carrier Connect, einschließlich der Beauftragung des Transportdienstleisters. Dazu gehören die Metadaten der Abholung (Abbildung: Metadaten der Abholung Carrier Connect), das Manifest bzw. die Einlieferungsliste (Abbildungen Manifest-Dokument (hier: UPS Summary) und Einlieferungsliste UPS) sowie die EDI-Nachricht, die an den Transportdienstleister übertragen wurde.