Ist in Ihrer Bewilligung festgelegt, wo und wie Sie Ihre ABDs oder AGVs in Papierform ablegen sollen – neben der automatischen elektronischen Archivierung in Export Filing: ATLAS? Dann können Sie diese Ausfuhrdokumente gesammelt speichern und ausdrucken.
Ermittlung von ABDs oder AGVs im Archiv
- Wählen Sie über die Zentrale Ihrer Anwendung den Eintrag Archiv aus und dort Ausgangsvermerke (AGVs). Für den Sammelausdruck Ihrer ABDs wählen Sie alternativ Ausfuhrbegleitdokumente (ABDs). Es öffnet sich in einem gesonderten Fenster das Archiv mit der Anzeige der Ausgangsvermerke bzw. Ausfuhrbegleitdokumente über einen voreingestellten Zeitraum.
- Filtern Sie daher zunächst über die Felder Anmeldezeitpunkt von und Anmeldezeitpunkt bis den gesuchten Zeitraum:
Download der Dokumente
- Nutzen Sie zum Download die Menüfunktion Ergebnis exportieren. In dem neuen Fenster konfigurieren Sie vorab den Export. Im Feld Umfang entscheiden Sie welche Dateien exportiert werden sollen.
- Wenn Sie zusätzlich die Metadaten ausgeben lassen, erhalten Sie zu jedem PDF-Dokument die wichtigsten Schlagworte in einer separaten Datei. Sollten Sie in Ihrem Unternehmen ein Archivsystem verwenden, lassen sich die Metadaten dort einlesen und mit den exportierten PDF-Dateien verknüpfen. Dadurch können diese nach den einzelnen Inhalten wie MRN, Referenznummer oder Empfänger durchsucht werden.
- Wählen Sie anschließend die Schaltfläche Export starten und nach erfolgreichem Export die Funktion Ergebnis herunterladen.
- Legen Sie nun die ZIP-Datei in einem Ihrer Verzeichnisse ab. Der AEB Support empfiehlt Ihnen, vorher eine Ablagestruktur und Benennung für Ihre AGVs oder ABDs intern abzustimmen.
- Anschließend können Sie Ihr Archiv in Export Filing: ATLAS schließen und öffnen den Ablageort Ihrer ZIP-Datei auf Ihrem Rechner.
Sammeldruck der ausgewählten Dokumente nach dem Download
Entpacken Sie zunächst die heruntergeladene ZIP-Datei. Markieren Sie eine beliebige Anzahl Ihrer AGVs bzw. ABDs und drucken Sie diese über Ihr unternehmenseigenes Programm für einen PDF-Sammeldruck aus.
So haben Sie die Möglichkeit, zusätzlich zur elektronischen Archivierung, Ihre ABDs oder AgVs gemäß Ihrer Arbeitsorganisation oder Bewilligungsvoraussetzung auszudrucken.