Ausfuhrdokumente gesammelt ausdrucken

Ist in Ihrer Bewilligung festgelegt, wo und wie Sie Ihre ABDs oder AGVs in Papierform ablegen sollen – neben der automatischen elektronischen Archivierung in Export Filing: ATLAS? Dann können Sie diese Ausfuhrdokumente gesammelt speichern und ausdrucken.

Bitte beachten Sie: Damit Sie Ihre Daten weiterhin performant im Archiv recherchieren können, hat AEB eine Erweiterung vorgenommen und damit verbunden eine Umstellung der Archivierungsinfrastruktur (Content Storage Engine).

Ab dem 1. April 2023 wählen Sie in den Archiv-Rechercheanwendungen grundsätzlich, ob Sie Daten vor oder nach dem 01.04.2023 einsehen möchten. Auf diese Wahlmöglichkeit weist Sie die Anwendung aktiv mithilfe eines Meldungsfensters hin.

Ermittlung von ABDs oder AGVs im Archiv

1. Wählen Sie über die Zentrale Ihrer Anwendung den Eintrag Archiv und nutzen dort Content Storage Engine.
   
   
   • Das Archiv öffnet sich in einem neuen Fenster.
2. Über die Zentrale der Content Storage Engine nutzen Sie den Eintrag Ausfuhr und dort  Ausgangsvermerke (AGVs). Für den Sammelausdruck Ihrer ABDs wählen Sie alternativ Ausfuhrbegleitdokumente (ABDs).
   • Trennung der Zeiträume im Archiv ab 01.04.2024: Wählen Sie vorab ob Sie die Übersicht über ältere Dokumente benötigen vor dem 01.04.2023 und nutzen in diesem Fall Ältere Daten recherchieren. Für neuere Daten schließen Sie das Hinweisfenster.
     
3. Filtern Sie anschließend über die Felder Anmeldezeitpunkt von und Anmeldezeitpunkt bis den gesuchten Zeitraum:
   
   
   

Download der Dokumente

1. Nutzen Sie zum Download die Menüfunktion Ergebnis exportieren. In dem neuen Fenster konfigurieren Sie vorab den Export.
   
   
   • Im Feld Umfang entscheiden Sie welche Dateien exportiert werden sollen.
   • Nutzen Sie in den Optionen für den Export auch die Möglichkeit den exportierten Dateinahmen zu konfigurieren. Hierfür stehen Ihnen, nachdem Sie einen Haken gesetzt haben, Platzhalter zur Verfügung wie Datum oder Dateiname des Dokuments.
   • Wenn Sie zusätzlich die Metadaten ausgeben lassen, erhalten Sie zu jedem PDF-Dokument die wichtigsten Schlagworte in einer separaten Datei. Sollten Sie in Ihrem Unternehmen ein Archivsystem verwenden, lassen sich die Metadaten dort einlesen und mit den exportierten PDF-Dateien verknüpfen. Dadurch können diese nach den einzelnen Inhalten wie MRN, Referenznummer oder Empfänger durchsucht werden.  
2. Wählen Sie anschließend die Schaltfläche Export starten und nach erfolgreichem Export die Funktion Ergebnis herunterladen.
3. Legen Sie nun die ZIP-Datei in einem Ihrer Verzeichnisse ab.
   • Der AEB Support empfiehlt Ihnen, vorher eine Ablagestruktur und Benennung für Ihre AGVs oder ABDs intern abzustimmen.
4. Anschließend können Sie Ihr Archiv in Export Filing: ATLAS schließen und öffnen den Ablageort Ihrer ZIP-Datei auf Ihrem Rechner.

Sammeldruck der ausgewählten Dokumente nach dem Download

Entpacken Sie zunächst die heruntergeladene ZIP-Datei. Markieren Sie eine beliebige Anzahl Ihrer AGVs bzw. ABDs und drucken Sie diese über Ihr unternehmenseigenes Programm für einen PDF-Sammeldruck aus. 

So haben Sie die Möglichkeit, zusätzlich zur elektronischen Archivierung, Ihre ABDs oder AgVs gemäß Ihrer Arbeitsorganisation oder Bewilligungsvoraussetzung auszudrucken.