Außenwirtschaftsprüfung: Sechs Antworten, die Ihnen weiterhelfen

Neben Zoll- und Außenprüfung kann die Bundeszollverwaltung in Ihrem Unternehmen eine Außenwirtschaftsprüfung durchführen. Folgendes sollten Sie wissen, wenn die Prüfer kommen.

Wesentlicher Inhalt der Außenwirtschaftsprüfung ist die Einhaltung der Regelungen des Exportkontrollrechts. Die Prüfer kontrollieren, ob bestehende exportkontrollrechtliche Verbote und Genehmigungspflichten beachtet wurden.

Wo finden sich die Rechtsgrundlagen zur Durchführung einer Außenwirtschaftsprüfung?

Die wesentliche Vorschrift für die Durchführung einer Außenwirtschaftsprüfung durch das Hauptzollamt (HZA) ist § 23 AWG. Geregelt werden hier die Rechte und Pflichten, sowohl des (HZA) als auch des geprüften Unternehmens. Wesentlich ist die Auskunftspflicht des Unternehmens gegenüber dem HZA. Da Außenwirtschaftsprüfungen in den Geschäftsräumen des Unternehmens durchgeführt werden, muss dem Prüfer ein Prüfzimmer im Unternehmen zur Verfügung gestellt werden.

Welche Unternehmen werden geprüft?

Geprüft werden Unternehmen, die unmittelbar und mittelbar am Außenwirtschaftsverkehr teilnehmen, also Güter ins Ausland liefern oder Dienstleistungen im Ausland erbringen. Für jedes Prüfungsjahr erstellt das zuständige HZA einen Prüfungsplan. 90 % der Planprüfungen sind risikobestimmt, 10 % sind „Zufallsprüfungen“. Mittels IT-Verfahren wird anhand bestimmter Risikokriterien ein Prüfplan erzeugt. Risikofaktoren sind unter anderem das Ausfuhrvolumen, die Sensibilität der Bestimmungsländer, die Sensibilität der exportierten Güter, beantragte Ausfuhrgenehmigungen oder auch bereits eingeleitete/abgeschlossene Bußgeld- bzw. Strafverfahren, um nur einige zu nennen. Neben den Planprüfungen kann das HZA Anlassprüfungen anordnen, wenn konkrete Erkenntnisse oder Hinweise beispielsweise der Nachrichtendienste oder auch anderer Behörden vorliegen.

Welche Bereiche des Exportkontrollrechts werden überprüft?

Ein Schwerpunkt der exportkontrollrechtlichen Prüfung ist der Güterverkehr mit Embargoländern. Verbote und Genehmigungspflichten, die im Geschäftsverkehr mit den sanktionierten Ländern einzuhalten sind, werden ebenso geprüft, wie die Genehmigungspflichten bei Ausfuhren und Verbringungen gelisteter Güter. Im Rahmen der embargorechtlichen Prüfung richtet sich das Augenmerk des Prüfers nicht nur auf den Güterverkehr, sondern auch auf die Einhaltung bestehender mittelbarer und unmittelbarer Bereitstellungsverbote gegenüber den gelisteten Personen und Organisationen. Die Unternehmen müssen ihr Vorgehen beim Sanktionslistenscreening aufzeigen. Wird das Sanktionslistenscreening mit Hilfe einer Software gemacht, muss der Prüfer Zugriff auf die Compliance Lösung erhalten und nötigenfalls eingewiesen werden.

Welche Unterlagen möchte der Prüfer sehen?

Um die Einhaltung der exportkontrollrechtlichen Vorgaben überprüfen zu können, wird der Prüfer zunächst über die ATLAS-Daten einzelne Ausfuhrvorgänge zur Überprüfung auswählen und die Unterlagen zu diesen Vorgängen von der Kundenanfrage bis zum Versand in Einsicht nehmen. Über die Debitoren-/und Kreditorenstammdaten hat der Prüfer die Möglichkeit, das Vorgehen beim Sanktionslistenscreening zu überprüfen. Mittels Produktstammdaten, technischer Datenblätter und Warenkataloge zu den Produkten kann der Prüfer die Klassifizierung der Güter nach den Güterlisten des Exportkontrollrechts nachvollziehen. Außerdem ist der Schriftverkehr mit dem BAFA in diesem Zusammenhang für die Prüfung von großer Bedeutung, da so erteilte Ausfuhrgenehmigungen oder auch die Nutzung Allgemeiner Genehmigungen überprüft werden können.

Wie lange dauert eine Prüfung?

Die Dauer der Prüfung hängt von der Größe und Ausrichtung des Unternehmens ab. Vor diesem Hintergrund kann die Prüfung eines Rüstungsunternehmens sich über viele Monate erstrecken. Die Prüfung eines Unternehmens, das im Rahmen der Zufallsermittlung ausgewählt wurde, aber lediglich unkritische Güter innerhalb der EU liefert, ist oft bereits nach zwei Tagen beendet.

Was passiert, wenn Unregelmäßigkeiten festgestellt werden?

Hat der Prüfer im Verlauf der Prüfung Beanstandungen zu machen, kann er die Prüfung tage- oder wochenweise unterbrechen und dem Unternehmen die Möglichkeit bieten, die erforderlichen Unterlagen zur Verfügung zu stellen. Besteht der Verdacht einer Straftat oder einer Ordnungswidrigkeit, dürfen die diesen Sachverhalt betreffenden Prüfungsmaßnahmen erst fortgesetzt werden, wenn den Betroffenen die Einleitung des Straf- oder Bußgeldverfahrens mitgeteilt worden ist und sie über ihre Rechte, insbesondere ihr Auskunftsverweigerungsrecht nach der StPO belehrt worden sind. Bei geringfügigen Ordnungswidrigkeiten kann die Prüfung ohne weitere Umstände fortgesetzt werden, wenn auf die Einleitung formeller Maßnahmen verzichtet oder lediglich eine Verwarnung (mit oder ohne Verwarnungsgeld) ausgesprochen wird.

Ein umfangreiches Merkblatt zum Ablauf einer Außenwirtschaftsprüfung bietet die IHK München. Schulungen rund um die Themen des Exportkontrollrechts finden Sie unter AEB-Seminare.