UPS: Handelsrechnungen und Zolldokumente digital über Carrier Connect an UPS übermitteln

Ihre Möglichkeiten im Überblick

1. Zolldokumente als Datei via „Trade Document Upload“ hochladen

Wenn Sie Ihre Zolldokumente nicht mehr ausdrucken und an Ihrem Packstück anbringen möchten, dann können Sie über die Zusatzleistung „Trade Dokument Upload“ Ihre Dokumente als Datei in Carrier Connect hochladen. Stimmen Sie sich hierzu vorab mit Ihrer UPS-Ansprechperson ab.

2. Handelsrechnungsdaten via „Paperless Invoice“ übermitteln

UPS Paperless® überträgt die Handelsrechnungsdaten digital an UPS und an die Zollbüros. UPS zieht sich hierfür die Informationen für die Handelsrechnung direkt aus den übermittelten Sendungsdaten. Paperless Invoice ersetzt das Papierformular bzw. das Hochladen des Handelsrechnungsdokuments – setzt aber voraus, dass Sie alle rechnungsrelevanten Sendungsdaten in Carrier Connect erfasst haben.

• Für die Nutzung müssen Sie sich vorab bei UPS mit Ihrer UPS-ID auf www.ups.com registrieren. Details siehe UPS-Tariftabelle Serviceleistungen S. 25.

• Nutzen Sie so bald wie möglich die papierlose Handelsrechnung (Paperless Invoice). Die Kosten für die Bearbeitung von Handelsrechnungen in Papierform sind gestiegen und führen potenziell zu längeren Bearbeitungszeiten. UPS hat angekündigt, ab April 2024 einen Aufschlag von 1,00 USD zu berechnen, wenn Handelsrechnungen in Papierform vorliegen. Diese Gebühr wurde Anfang Juli 2024 auf 3,00 USD und Anfang Oktober 2024 auf 5,00 USD erhöht.

So übermitteln Sie Handelsrechnungen und Zolldokumente digital an UPS

Hier erfahren Sie, wie Sie Ihre Zolldokumente über die Benutzeroberfläche von Carrier Connect in die Carrier Connect-Anwendung hochladen bzw. Ihre Handelsrechnungsdaten übermitteln. Wie Sie die Daten aus Ihrem Vorsystem über die API übermitteln, erfahren Sie in der API-Dokumentation.

Voraussetzung für die Nutzung von Paperless Invoice: Zugangsdaten für den "Paperless document upload"-Webservice

Der sog. „Paperless document upload"-Webservice sorgt bei Abschluss eines Versandauftrages für die Übertragung der Dokumente an UPS.

1. Lassen Sie sich durch Ihre technische UPS-Kontaktperson die Webservices "Authorization (OAuth)" und "Paperless document upload" freischalten.
2. Erstellen Sie Ihre Zugangsdaten (Client ID, Client Secret) über das „UPS Developer Portal“ (siehe Migrationsleitfaden im Abschnitt "Neue Zugangsdaten generieren").
3. Erfassen Sie die Zugangsdaten im Account in der betreffenden UPS-Dienstleister-Einrichtung unter Webservice-Parameter – Betriebsart – Option "Test" oder „Prod“ – Client-ID und Passwort. Die Zugangsdaten sind für die Test- und Produktivumgebung identisch.

Schritt 1: Zusatzleistungen initial aktivieren

• Damit die Zusatzleistungen im Versandauftrag genutzt werden können, müssen Sie die Zusatzleistungen zunächst aktivieren. Details zur Bedeutung der Zusatzleistungen siehe "Schritt 3: Zusatzleistung(en) im Versandauftrag auswählen".

Wählen und öffnen Sie in den Stammdaten – Dienstleister-Einrichtungen den betreffenden „UPS“-Dienstleister (EMEA, Asia, CA oder US) und aktivieren Sie in der Mappe Zusatzleistungen die Einträge

• Trade document upload
• Paperless Invoice
• Paperless Invoice (zusätz. Dok.)

Schritt 2: Zusatzfelder initial hinzufügen (nur für "Paperless Invoice" relevant)

• Die Zusatzfelder sind nur notwendig, wenn Sie die Handelsrechnungsdaten via „Paperless Invoice“ übermitteln, also die Zusatzleistungen Paperless Invoice und Paperless Invoice (zusätz. Dok.)) nutzen.

• Damit Ihnen die Zusatzfelder im Versandauftrag genutzt werden können, müssen Sie diese zunächst hinzufügen. Details zur Bedeutung der Zusatzfelder siehe "Schritt 4: Zusatzfeld(er) im Versandauftrag befüllen".

Wählen und öffnen Sie in den Stammdaten – Dienstleister-Einrichtungen den betreffenden „UPS“-Dienstleister (EMEA, Asia, CA oder US) und fügen Sie in der Mappe Zusatzfelder folgende Einträge hinzu:

Schritt 3: Zusatzleistung(en) im Versandauftrag auswählen

Fall a) Nur Handelsrechnungsdaten übermitteln
Aktivieren Sie die Zusatzleistung „Paperless Invoice“.

Fall b) Handelsrechnungsdaten übermitteln und gleichzeitig andere Zoll-Dokumente hochladen
Aktivieren Sie die Zusatzleistung „Paperless Invoice (zusätz. Dok.)“ und die Zusatzleistung „Trade document upload“. Die Handelsrechnung darf/kann nicht zusätzlich als Datei hochgeladen werden.

Fall c) Handelsrechnungsdaten übermitteln und andere Zoll-Dokumente als Papier an Packstück anbringen
Aktivieren Sie die Zusatzleistung „Paperless Invoice (zusätz. Dok.)“.

Fall d) Handelsrechnungsdaten übermitteln, einige weitere Zoll-Dokumente als Datei hochladen und gleichzeitig andere Zoll-Dokumente als Papier an Packstück anbringen
Aktivieren Sie die Zusatzleistung „Paperless Invoice (zusätz. Dok.)“ und die Zusatzleistung „Trade document upload“.

Fall e) Nur Handelsrechnungsdokument hochladen
Aktivieren Sie die Zusatzleistung „Trade document upload“.

Fall f) Handelsrechnungsdokument und gleichzeitig andere Zoll-Dokumente hochladen
Aktivieren Sie die Zusatzleistung „Trade document upload“.

Fall g) Nur andere Zoll-Dokumente hochladen, aber kein Handelsrechnungs-Dokument
Wenn Sie nur andere Zoll-Dokumente, wie Ursprungszeugnisse, Exportbegleitdokumente, Packlisten o.ä. hochladen, aktivieren Sie die Zusatzleistung „Trade document upload“.

• Sie können den Dokumentenupload mit den „World Ease“-Zusatzleistungen kombinieren.

Schritt 4: Zusatzfeld(er) im Versandauftrag befüllen

• Die Zusatzfelder sind nur notwendig, wenn Sie die Handelsrechnungsdaten via „Paperless Invoice“ übermitteln, also die Zusatzleistungen Paperless Invoice und Paperless Invoice (zusätz. Dok.)) nutzen.

Befüllen Sie mindestens eines der beiden Zusatzfelder:

• Invoice Additional Comments
• Invoice Declaration Statement

Befüllen Sie optional folgende Zusatzfelder, wenn Sie diese Zusatzkosten explizit auf Ihrer (Proforma)-Rechnung ausweisen:

• Preisnachlass
• Frachtkosten
• Versicherungskosten
• Andere Kosten

• Eine Anleitung zur Erstellung Ihrer Handelsrechnung finden Sie unter Commercial-Invoice-Guide.pdf (ups.com).

Schritt 5 (optional): Dokument(e) in Carrier Connect hochladen

• Die Dokumente müssen vor Abschluss des Versandauftrages in Carrier Connect hochgeladen werden. Über die Benutzeroberfläche in Carrier Connect geschieht dies über die Schaltfläche Labels drucken.

1. In die Mappe Dokumente des Versandauftrags wählen Sie über Anhang anlegen oder über Ziehen & Ablegen Ihr(e) Dokument(e) aus.
   • Dateigröße je Datei: max. 10 MB, je Versandauftrag max. 50 MB
   • Erlaubte Formate: bmp, doc, gif, jpg, pdf, png, rtf, tif, txt, xls, docx, xlsx
   • Anzahl Dateien: max. 13 Dateien/Versandauftrag, max. 13 Dokumente/Datei
2. Ergänzen Sie zwingend im Feld Bemerkung einen der folgenden Texte in genau dieser Schreibweise:
   • COMMERCIAL_INVOICE
   • CERTIFICATE_OF_ORIGIN
   • EXPORT_ACCOMPANYING_DOCUMENT
   • PACKING_LIST
   • OTHER