Archiv und archivierte Dokumente – AEB Help Center

Ihnen steht für Ihre Ausfuhranmeldungen ein Langzeit-Archiv zur Verfügung, in dem Ihre versendeten Ausfuhranmeldungen, ABDs und AGVs gemäß der Zollvorgaben archiviert werden. Hier finden Sie die Antworten auf die häufigsten Fragen:

Bitte beachten Sie: Damit Sie Ihre Daten weiterhin performant im Archiv recherchieren können, hat AEB eine Erweiterung vorgenommen und damit verbunden eine Umstellung der Archivierungsinfrastruktur (Content Storage Engine).

Ab dem 1. April 2023 wählen Sie in den Archiv-Rechercheanwendungen grundsätzlich, ob Sie Daten vor oder nach dem 01.04.2023 einsehen möchten. Auf diese Wahlmöglichkeit weist Sie die Anwendung aktiv mithilfe eines Meldungsfensters hin.

Genügt die Archivierung in der Ausfuhr Anwendung den gesetzlichen Anforderungen?
Ja! Alle steuerlich relevanten Daten oder Belege werden 10 Jahre plus das laufende Jahr archiviert.
Was wird archiviert?
- Ausfuhranmeldungen mit den zugehörigen ATLAS-Nachrichten
- Ausfuhrbegleitdokumente (ABDs)
- Ausgangsvermerke (AgVs)
- ATLAS-Logbücher
- Dokumente und INF2 Dokumente
Wann wird archiviert?
Sobald ein Vorgang den Status Überlassen erreicht hat, wird in der darauffolgenden Nacht eine Kopie davon in das Archiv geschrieben. Ab diesem Zeitpunkt ist der Vorgang sowohl in der Übersicht der Ausfuhranmeldungen als auch im Archiv vorhanden.
Was geschieht mit den abgeschlossenen Ausfuhranmeldungen?
In der Übersicht der Ausfuhranmeldungen werden Vorgänge, die den Status Abgeschlossen erreicht haben, 180 Tage nach dem Erhalt des Ausgangsvermerks aus der Übersicht gelöscht. Im Archiv bleiben diese Vorgänge für den o. g. Zeitpunkt weiterhin sichtbar und gespeichert.
Wie gehe ich bei einer Zollprüfung vor, wenn der Prüfer Zugriff auf die Anwendung braucht?
Legen Sie für die Prüfung einen eigenen Zugang zu Export Filing: ATLAS an. Einem neuen Benutzer vergeben Sie nur die Rolle Schreibgeschützt. Mit diesem Recherche-Zugang ist es möglich Einsicht in alle Übersichten sowie in das Archiv zu nehmen, ohne Daten bearbeiten zu können. Die Anleitung erhalten Sie im Help Center Artikel: Login-Daten selbst verwalten.
Muss ich die AGVs auch in Papierform im Unternehmen archivieren?
Zur Archivierung von Ausgangsvermerken in Papierform beachten Sie bitte den Auszug aus den Aufbewahrungsvorschriften für Zolldokumente der IHK Stuttgart, Dokument-Nr. 116218.

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