Wie führe ich eine fehlerfreie Dateiprüfung durch?

Neben der Möglichkeit, einzelne Adressen manuell zu prüfen, können Sie mit einem Dateiupload mehrere Adressen innerhalb einer Datei prüfen.

Öffnen Sie dazu Compliance Screening – Dateiprüfung.

Führen Sie zunächst eine Formatprüfung durch. Mit der Auswahl Formatprüfung erfolgt noch keine Prüfung der Adressdaten, sondern lediglich eine Prüfung des Dateiformats.

• Nutzen Sie unbedingt die Möglichkeit zur Formatprüfung vor einer tatsächlichen Dateiprüfung. Im Bedarfsfall können Sie darüber auch Fehler in der Dateiprüfung analysieren.

Erst, wenn Sie bei der Formatprüfung keine Fehler erhalten haben, gehen Sie über die Schaltfläche Neu zur Dateiprüfung.

Im Standard werden die Prüfeinstellungen, die in Ihrem festgelegten Default-Profil definiert sind, für die Dateiprüfung übernommen. Sie können diese Einstellungen für einzelne Dateiprüfungen auch manuell ändern.

Achten Sie bei der Definition der Werte darauf, dass diese mit Ihrer Datei übereinstimmen.

• Dateiformat: Es stehen Ihnen zwei verschiedene Dateiformate zur Verfügung, welche sich vor allem in der Anzahl der Spalten und der Pflichtfelder unterscheiden: Am häufigsten wird das „Smart“- oder „Standard v3.1“ Format verwendet. Für beide Möglichkeiten können Sie sich eine Beispieldatei herunterladen.
  
  
• Zeichensatz: Legen Sie außerdem einen Zeichensatz fest, der die Zeichen Ihrer Adressdaten unterstützt. Bei unterschiedlich gewähltem Zeichensatz zwischen Datei und Prüfeinstellungen kann es zu Zeichenverzerrung kommen.

Haben Sie alle Punkte berücksichtigt, lesen Sie die Datei ein. Dadurch wird dann, anders als einer Formatprüfung, nur das Format der ersten 50 Zeilen geprüft. Nach einem erfolgreichen Upload starten Sie die Prüfung. Diese wird im Hintergrund ausgeführt und kann einige Minuten in Anspruch nehmen. Aktualisieren Sie die Anzeige oder schließen Sie den Tab Dateiprüfung und öffnen Sie ihn erneut, um den aktuellen Status zu erfahren.

Sofern Ihre Datei keine Fehler aufwies, können Sie anschließend direkt die Bearbeitung starten. Alternativ können Sie die Bearbeitung später über die Trefferbearbeitung vornehmen.

Sie haben Fehler bei der Dateiprüfung erhalten?

Sind Fehler aufgetreten, bleibt die Datei im Status Eingelesen und manche oder alle Adressdaten wurden nicht geprüft!

Öffnen Sie die entsprechende Datei und wählen Sie Details zu Fehlern einblenden, um eine Fehleranalyse zu erhalten. Korrigieren Sie Ihre Datei und übergeben Sie diese erneut zur Prüfung.

Sie können sich über die erfolgreiche Prüfung einer Datei und die damit verbundenen Informationen wie die Anzahl an Treffern und die Fehler in der Adressprüfung per E-Mail benachrichtigen lassen. Diese Einstellung können Sie, unter Voraussetzung der Rolle I_COMPLIANCEADMIN, im Prüfprofil vornehmen.

• Eine Schnittstellenbeschreibung der Prüfdatei erhalten Sie im Downloadbereich unter service.aeb.de.